أصبحت الفوترة الإلكترونية ضرورة حتمية لكل المتاجر والأنشطة التجارية في المملكة العربية السعودية. فمنذ 4 ديسمبر 2021، دخلت المرحلة الأولى من مشروع الفوترة الإلكترونية (فاتورة)، والمعروفة بمرحلة “الإصدار والحفظ”، حيز التنفيذ. هذه المرحلة تُلزم جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة، بما في ذلك أصحاب المتاجر الإلكترونية، بالتوقف عن إصدار الفواتير اليدوية والتحول إلى نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا ZATCA).
إذا كنت صاحب متجر إلكتروني، فإن الامتثال لهذه المتطلبات ليس مجرد إجراء قانوني لتجنب الغرامات التي تبدأ من 5,000 ريال، بل هو أيضاً خطوة أساسية لبناء ثقة عملائك وتعزيز احترافية متجرك. في هذا المقال، سنستعرض بالتفصيل كل ما تحتاج لمعرفته لتجهيز متجرك الإلكتروني لمتطلبات المرحلة الأولى.
ما هي المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ)؟
ببساطة، تتطلب هذه المرحلة منك استخدام نظام إلكتروني (مثل إضافة برمجية أو نظام محاسبي) لإصدار وحفظ جميع فواتيرك وإشعاراتك المدينة والدائنة. الهدف هو التوقف التام عن استخدام الفواتير المكتوبة بخط اليد أو المحررة عبر برامج غير متوافقة مثل Word أو Excel.
أهم متطلبات هذه المرحلة:
- استخدام نظام متوافق: يجب أن يكون نظام الفوترة قادراً على إنشاء الفواتير بالصيغة المطلوبة وحفظها.
- إصدار الفواتير الإلكترونية: يجب إصدار فاتورة إلكترونية لكل عملية بيع خاضعة للضريبة.
- حفظ السجلات: يجب حفظ نسخة إلكترونية من جميع الفواتير والإشعارات الصادرة.
في هذه المرحلة، لست مطالباً بربط نظامك مباشرة مع منصة “فاتورة” التابعة للهيئة، فهذا من متطلبات المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل).
العناصر الإلزامية في الفاتورة الإلكترونية (المرحلة الأولى)
لضمان توافق فواتيرك، يجب أن يحتوي كل من “الفاتورة الضريبية المبسطة” (للمبيعات للأفراد B2C) و”الفاتورة الضريبية” (للمبيعات للأعمال B2B) على حقول محددة.
1. الفاتورة الضريبية المبسطة (الأكثر شيوعاً في المتاجر الإلكترونية): هذه هي الفاتورة التي تصدرها غالبا 99% من المتاجر الإلكترونية، لأنها الفواتير التي تصدر لعملائك الأفراد. يجب أن تحتوي على العناصر التالية:
- اسم المتجر (المورد).
- الرقم الضريبي للمتجر.
- تاريخ ووقت إصدار الفاتورة.
- إجمالي مبلغ الفاتورة (شاملاً ضريبة القيمة المضافة).
- قيمة ضريبة القيمة المضافة.
- رمز الاستجابة السريعة (QR Code): هذا هو العنصر الأهم. يجب أن يكون رمز الـ QR مشفراً بصيغة (TLV Base64) ويحتوي على البيانات الخمسة المذكورة أعلاه. لا يكفي مجرد وضع رمز QR عادي، بل يجب أن يكون متوافقاً مع المواصفات الفنية للهيئة ليتمكن عملاؤك من مسحه والتحقق منه عبر تطبيق ضريبة القيمة المضافة.
2. الفاتورة الضريبية (للمبيعات للشركات): إذا كنت تبيع لشركات مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، فيجب أن تحتوي فاتورتك على كل ما سبق بالإضافة إلى:
- اسم المشتري (الشركة).
- الرقم الضريبي للمشتري.
خطوات عملية لتجهيز متجرك الإلكتروني (منصة ووكومرس WooCommerce كمثال)
تجهيز متجرك أسهل مما تتوقع، خصوصاً مع توفر حلول جاهزة مثل إضافات ووكومرس. إليك الخطوات:
الخطوة 1: اختيار وتثبيت إضافة فوترة إلكترونية متوافقة
من الضروري أن تقوم الإضافة بعمل التالي:
- تضيف جميع الحقول الإلزامية إلى الفاتورة.
- تنشئ رمز QR Code بالصيغة المعتمدة من الهيئة.
- تسمح لك بإصدار وحفظ الفواتير بصيغة PDF.
- تدعم إصدار الإشعارات الدائنة (في حال إرجاع الطلبات).
الخطوة 2: ضبط إعدادات الإضافة
بعد تثبيت الإضافة، ستحتاج إلى إدخال بيانات متجرك الأساسية في صفحة الإعدادات. عادةً ما تشمل هذه البيانات:
- اسم المتجر القانوني.
- الرقم الضريبي المكون من 15 رقماً.
- العنوان وبيانات التواصل
الخطوة 3: إصدار الفواتير وحفظها
بمجرد ضبط الإعدادات، سيقوم النظام تلقائياً بإنشاء فاتورة إلكترونية متوافقة لكل طلب جديد في متجرك. توفر إضافتنا الفاتورة الالكترونية المرحلة الأولى لووكومرس كذلك خيارات لإرسال الفاتورة تلقائياً إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو إتاحة تحميلها من صفحة حسابه.
توفر إضافتنا دليل شامل بالفيديو لطريقة إستخدام الإضافة
الخطوة 4: التعامل مع الطلبات القديمة والإشعارات الدائنة
- الطلبات القديمة: توفر الإضافة ميزة إنشاء فواتير بشكل مجمع للطلبات السابقة التي تمت قبل تثبيت الإضافة.
- الإشعارات الدائنة: في حالة إرجاع العميل لطلب ما، يجب إصدار “إشعار دائن” إلكتروني مرتبط بالفاتورة الأصلية.
خلاصة
الامتثال لمتطلبات المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية هو خطوة لا غنى عنها لضمان استمرارية عمل متجرك الإلكتروني بشكل قانوني في السعودية. من خلال اختيار الحل التقني المناسب، مثل إضافة ووعرب للفاتورة الإلكترونية المرحلة الأولى، يمكنك أتمتة هذه العملية بسهولة وضمان توافق جميع فواتيرك مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مما يمنحك راحة البال ويحافظ على ثقة عملائك.