بعد أن استوعبت المتاجر الإلكترونية في المملكة العربية السعودية متطلبات المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية، حان الوقت للنظر إلى المستقبل والاستعداد للمرحلة التالية والأكثر أهمية: المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل.
هذه المرحلة، التي بدأت الهيئة بتطبيقها بشكل تدريجي على مجموعات من المكلفين منذ 1 يناير 2023، لم تعد تقتصر على مجرد إصدار فاتورة إلكترونية بصيغة صحيحة، بل تتطلب ربطاً تقنياً مباشراً بين نظام الفوترة في متجرك ومنصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية (زاتكا ZATCA).
إن الاستعداد المسبق لهذه المرحلة ليس خياراً، بل هو ضرورة لضمان استمرارية عملك وتجنب أي عقوبات أو انقطاع في عمليات البيع. في هذا الدليل، سنشرح كل ما يحتاجه صاحب المتجر الإلكتروني لفهم هذه المرحلة وتطبيق متطلباتها بنجاح.
ما هي المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)؟
بينما كانت المرحلة الأولى تركز على إصدار وحفظ الفواتير بصيغة محددة، فإن المرحلة الثانية تركز على المشاركة والتحقق. الهدف هو إنشاء نظام بيئي رقمي متكامل يتم فيه مشاركة الفواتير مع الهيئة بشكل شبه فوري للتحقق منها واعتمادها.
أهم متطلبات المرحلة الثانية:
- الربط التقني (API Integration): يجب ربط نظام الفوترة في متجرك الإلكتروني مباشرة مع منصة “فاتورة” باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API).
- إرسال الفواتير للاعتماد: قبل مشاركة الفاتورة مع العميل، يجب إرسالها إلكترونياً إلى منصة “فاتورة” للتأكد من قبولها Reporting.
- تضمين بيانات إضافية: يجب أن تحتوي الفاتورة على حقول إضافية لم تكن مطلوبة في المرحلة الأولى، مثل “الختم الإلكتروني” (Cryptographic Stamp) ومعرف الفاتورة الفريد (UUID).
- الالتزام بالصيغة المحددة (XML): يجب أن تكون الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 (مع ملف XML مضمن)، وهي صيغ تقنية محددة تضمن عدم التلاعب بالبيانات.
كيف أعرف أن متجري مطالب بتطبيق المرحلة الثانية؟
لا تُطبق المرحلة الثانية على جميع المتاجر دفعة واحدة. تقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإبلاغ المنشآت المستهدفة في كل موجة تطبيق قبل 6 أشهر على الأقل من التاريخ المحدد لها. سيصلك إشعار رسمي عبر البريد الإلكتروني المسجل لدى الهيئة أو عبر حسابك في بوابة الهيئة.
كذلك يمكنك الإطلاع على الجدول التالي لمعرفة تاريخ الربط المطلوب منك
أيضا، من الضروري متابعة قنوات التواصل الرسمية للهيئة والتأكد من صحة بيانات التواصل الخاصة بك.
خطوات عملية لتجهيز متجرك الإلكتروني للمرحلة الثانية (منصة ووكومرس كمثال)
إذا كان متجرك يعمل على منصة مثل ووكومرس، فإن أسهل طريقة للامتثال هي عبر استخدام إضافة الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية لووكومرس (الربط والتكامل) وهي إضافة متخصصة تقوم بكل العمل التقني نيابة عنك.
الخطوة 1: تثبيت إضافة الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية لووكومرس
وهذه الإضافة قادرة على
- الاتصال الآمن بمنصة “فاتورة” عبر واجهة برمجة التطبيقات (API).
- إنشاء الفواتير بصيغة XML المطلوبة.
- إرسال الفواتير إلى الهيئة للتبليغ عن الفواتير Reporting.
- تضمين الختم الإلكتروني ورمز QR المعتمد في الفاتورة.
- إدارة حالات الفواتير المختلفة (مقبولة، مرفوضة) وعرض الأخطاء بشكل واضح.
الخطوة 2: تفعيل الربط (Onboarding) مع منصة فاتورة
قبل أن تتمكن الإضافة من إرسال الفواتير، يجب أن تقوم بتعريف نظام الفوترة الخاص بك لدى الهيئة. هذه العملية تسمى “Onboarding” وتتضمن:
- الدخول إلى بوابة “فاتورة” باستخدام حسابك لدى الهيئة.
- إنشاء “رمز تفعيل لمرة واحدة” (One-Time Password – OTP) لكل جهاز أو نظام فوترة تستخدمه.
- إدخال هذا الرمز في إعدادات الإضافة في لوحة تحكم متجرك لتأكيد الربط.
هذه الخطوة تضمن أن الهيئة تتعرف على الفواتير القادمة من متجرك وتثق بها. إضافة الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية لووكومرس تقدم لك دليل شامل بالفيديو لعملية الربط مع منصة فاتورة التابعة للهيئة.
الخطوة 3: أتمتة عملية إصدار الفواتير المعتمدة
بعد إتمام الربط، ستقوم الإضافة بأتمتة العملية بالكامل:
- عند إنشاء طلب جديد في متجرك، تقوم الإضافة بإنشاء الفاتورة بصيغة XML.
- هذه الفاتورة تحتوي على جميع الحقول المطلوبة بما فيها الختم الرقمي والتشفير ورمز QR ومعرف الفاتورة الفريد UUID.
- ترسل الإضافة هذه الفاتورة إلى منصة “فاتورة” عبر الإنترنت لمشاركة الفاتورة Reporting.
- تقوم الإضافة بحفظ الفاتورة وإرسالها إلى العميل.
الخطوة 4: إدارة الإشعارات الدائنة
تماماً مثل الفواتير، يجب أيضاً ربط الإشعارات الدائنة (المرتجعات) بمنصة “فاتورة” لمشاركتها Reporting فور إصدارها.
إضافة الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية لووكومرس تدعم هذه الميزة وتربط كل إشعار بالفاتورة الأصلية الخاصة به.
خلاصة: من الامتثال إلى الكفاءة
قد تبدو متطلبات المرحلة الثانية معقدة، لكنها في جوهرها خطوة نحو تحول رقمي شامل يعود بالنفع على متجرك. فالربط المباشر مع الهيئة لا يضمن فقط امتثالك القانوني وتجنبك للغرامات، بل يساهم أيضاً في زيادة موثوقية فواتيرك، تقليل الأخطاء اليدوية، وتحسين الكفاءة التشغيلية لمتجرك ويوفر لك الوقت والجهد بدلا عن الرفع اليدوي للفواتير.
قم بالحصول على إضافة الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية لووكومرس الآن، وكن على استعداد تام عند وصول إشعار المطالبة بتطبيق المرحلة الثانية لمتجرك أو الإعلان عن دخولك في الفئة المطالبة بالربط بحسبب جملة إيراداتك السنوية. الاستعداد المسبق هو مفتاح الانتقال السلس والناجح إلى مستقبل الفوترة الإلكترونية في المملكة.